Due diligence – TOP 12 ryzyk podatkowych

Due diligence podatkowe – czym jest?

Due diligence podatkowe to proces analizy przedsiębiorstwa. Ma on na celu zdobycie dokładnej wiedzy o procesach (zdarzeniach) podatkowych w przedsiębiorstwie.

Badanie due diligence z reguły zleca podmiot zainteresowany nabyciem udziałów lub aktywów innego przedsiębiorstwa (buy-side due diligence). Takie due diligence ma na celu wykrycie ryzyk podatkowych, skwantyfikowanie tych ryzyk oraz wskazanie sposobów zabezpieczenia przed nimi.

Podmiot, który zamierza sprzedać swoje udziały lub aktywa w przedsiębiorstwie, także może zlecić przeprowadzenie badania due diligence (sell-side due diligence). Proces ten ma na celu przygotowanie przedsiębiorcy do sprzedaży biznesu. Badanie zlecone przez sprzedawcę pozwala na wcześniejsze wykrycie ryzyk podatkowych oraz wdrożenie środków zaradczych. Dzięki badaniu due diligence sprzedawca może się równiez przygotować na zarzuty potencjalnego kupca, który ten może podnieść w toku negocjacji.

Poniżej znajduje się moje Top 12 ryzyk (błędów) podatkowych, z którymi można spotkać się w trakcie prowadzenia badania due diligence.

Miejsce 12 – due iligence – wystawianie faktur przez oddział na rzecz centrali i odwrotnie

Na miejscu 12 uplasowało się wystawianie faktur przez oddział na rzecz centrali i odwrotnie.

Centrala i oddział, jako jeden podmiot (jeden podatnik VAT), nie powinny wystawiać faktur VAT między sobą. Czynności między centralą a oddziałem są czynnościami wewnątrzzakładowymi i nie powinny być dokumentowane fakturami.

Miejsce 11 – due iligence – nieewidencjonowana wypłata części wynagrodzenia na rzecz pracownika (płatność „pod stołem”)

Na miejscu 11 znalazły się tak zwane „płatności pod stołem”. Chociaż wydaje się, ze skala takich płatności jest coraz mniejsza, to jednak w dalszym ciągu można się z nimi spotkać.

W razie ujawnienia tej okoliczności przez organy państwowe, przedsiębiorcy grozi obowiązek zapłaty zaległego podatku PIT oraz zaległych składek ZUS.

Miejsce 10 – due diligence – prywatne wydatki udziałowców w kosztach spółek

Miejsce 10 zajmuje zjawisko ujmowania w kosztach firmowych prywatnych wydatków właścicieli spółek. Do kosztów tych można zaliczyć np. koszty wycieczek czy koszty remontów prywatnych domów.

Prywatne wydatki właścicieli, jako niezwiązane z działalnością spółek, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów spółek. Od wydatków takich nie można również odliczać podatku VAT.

Miejsce 9 – due diligence –brak dokumentacji przy ulgach podatkowych

Miejsce 9 zarezerwowane jest dla braków dokumentacyjnych przy korzystaniu z ulg podatkowych. Chodzi tu m.in. o autorskie koszty uzyskania przychodów, ulgę B+R czy też ulgę IP Box.

Brak dokumentacji może pozbawić przedsiębiorców prawa do ulg i wymagać uiszczenia zaległych podatków.

Miejsce 8 – due diligence – błędy w zakresie podatku u źródła (WHT)

Na miejscu 8 znalazły się błędy związane z poborem czy też raczej z brakiem poboru podatku u źródła.

Polskie firmy muszą czasami pobierać podatek dochodowy z wypłat dla zagranicznych kontrahentów (podatek u źródła). Dotyczy to na przykład wypłacanych odsetek od pożyczek czy też wypłacanych należności licencyjnych.

W niektórych przypadkach polskie firmy mogą jednak uniknąć takiego obowiązku. Muszą jednak posiadać określone dokumenty, takie jak na przykład certyfikat rezydencji. Muszą również, między innymi, zweryfikować czy kontrahent jest rzeczywistym beneficjentem płatności.

Niespełnienie powyższych warunków oznacza, że polski przedsiębiorca powinien potrącić podatek u źródła. Brak potrącenia tego podatku może spowodować, że polska firma będzie musiała uiścić ten podatek z własnych środków.

Miejsce 7 – due diligence – zaliczanie do kosztów wydatków na reprezentację

Na miejscu 7 znajduje się zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków na tzw. reprezentację.

Ustawy podatkowe nie definiują pojęcia reprezentacji. W piśmiennictwie wskazuje się, że wydatki na reprezentację mają na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach klientów, uwypuklenie jej zasobności i profesjonalizmu. Definicja ta jest na tyle nieostra, że nie trudno pomylić wydatki na reprezentację z wydatkami na reklamę.

Wydatki na reprezentację nie mogą stanowić kosztu podatkowego, zatem błąd tego rodzaju powoduje zaniżenie podatku dochodowego albo zwiększenie straty. Może to spowodować konieczność dopłaty podatku dochodowego.

Miejsce 6 – due diligence – wystawianie i otrzymywanie pustych faktur

Miejsce 6 zajmuje wystawianie i otrzymywanie tak zwanych pustych faktur.

Przez pustą fakturę należy rozumieć fakturę, która nie dokumentuje rzeczywistego zdarzenia gospodarczego. Takie zjawisko występuje np. w sytuacji, w której przedsiębiorca wystawia fakturę na usługę marketingową, która w rzeczywistości nie została wykonana.

Otrzymanie pustej faktury powoduje, że nie można odliczyć z niej podatku VAT oraz zaliczyć jej do kosztów podatkowych.

Wystawienie pustej faktury zaś obliguje do zapłaty podatku VAT oraz CIT.

Ponadto, wystawianie (otrzymywanie) pustych faktur wiąże się również z innymi konsekwencjami, takimi, jak m.in. ryzyko poniesienia odpowiedzialności karnej, obowiązek zapłaty dodatkowego zobowiązania w VAT, a nawet wykreślenia z rejestru VAT.

Miejsce 5 – due diligence – wykonywanie przez członków zarządu usług zarządzania w ramach umów B2B

Na miejscu 5 uplasowało się wykonywanie przez członków zarządu usług zarządzania przedsiębiorstwem w ramach umów B2B.

Zdarza się, że członkowie zarządu zawierają umowy B2B ze spółką na świadczenie usług zarządzania i opodatkowują je np. podatkiem liniowym.

Jest to błąd, ponieważ ustawa o PIT wskazuje, że umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem czy też kontrakty menadżerskie uważane są za przychody z działalności wykonywanej osobiście.

Kontrakt taki powinien zatem zostać opodatkowany według skali podatkowej, a nie liniowo.

Miejsce 4 – due diligence – zawieranie umów B2B

Na miejscu 4 znajduje się zawieranie ze współpracownikami umów B2B.

Jest to powszechne zjawisko i nie można kategorycznie stwierdzić, że jest to błąd w każdym przypadku.

Może jednak zdarzyć się tak, że kontrolujący organ stwierdzi, że stosunek prawny łączący pracodawcę i współpracownika praktycznie nie różni się od stosunku pracy.

W takim przypadku przedsiębiorcy grozi konieczność zapłaty zaległego podatku PIT oraz uiszczenie zaległych składek ZUS od wynagrodzenia współpracownika.

Przedsiębiorcy powinni zatem dbać o to, aby umowy B2B zawierane były tylko w uzasadnionych przypadkach.

Miejsce 3 – due diligence –usługi doradcze członków zarządu

Miejsce 3 zajmuje ryzyko związane z niewystarczającą dokumentacją dotyczącą świadczenia usług doradczych przez członków zarządu spółek.

Bardzo często zdarza się, że członkowie zarządów oprócz pobierania od spółek wynagrodzenia w oparciu o powołanie, umowę o pracę czy kontrakt menadżerski, pobierają takie wynagrodzenie również w oparciu o umowę świadczenia usług doradczych.

Zasadniczo, takie rozwiązanie jest akceptowane przez organy podatkowe.

Należy jednak zadbać o to, aby członkowie zarządu oraz spółki gromadziły odpowiednia dokumentację potwierdzającą wykonywanie takich usług. Do dokumentów potwierdzających świadczenie usług doradczych można zaliczyć m.in. sprawozdania, raporty, opinie, czy analizy ekonomiczne zawierające rekomendacje co do działalności spółki.

Brak gromadzenia odpowiedniej dokumentacji spowoduje konieczność wykluczenia z kosztów podatkowych spółki wydatków na zakupione usługi doradcze oraz pozbawi spółkę prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z otrzymanych od członka zarządu faktur.

Miejsce 2 – niewystarczająca dokumentacja dotycząca nabywanie usług niematerialnych od podmiotów powiązanych

Na miejscu 2 znajduje się ryzyko związane z niewystarczającą dokumentacją dotyczącą nabywania usług niematerialnych od podmiotów powiązanych.

W grupach kapitałowych standardem jest to, że spółki powiązane świadczą na swoją rzecz różne usługi niematerialne, takie jak usługi zarządzania, usługi doradcze, usługi marketingowe i tym podobne.

Analogicznie jak przy świadczeniu usług doradczych przez członków zarządu, spółki powinny być w posiadaniu dokumentów, które potwierdzają, że w istocie tego rodzaju usługi były świadczone.

Brak takich dokumentów może skutkować wykluczeniem wydatków tego rodzaju z kosztów uzyskania przychodów oraz pozbawieniem prawa do odliczenia podatku VAT.

Miejsce 1 – błędy w obszarze cen transferowych

Miejsce 1 zajmują błędy popełniane w obszarze cen transferowych.

Najczęstsze błędy, z którymi można się spotkać w praktyce to:

• brak dokumentacji cen transferowych,
• brak analiz (benchmarków) potwierdzających rynkowość przyjętych cen,
• nieodpłatne świadczenia między podmiotami powiązanymi (np. brak pobierania wynagrodzenia za udzielone poręczenie lub za udzielenie innego rodzaju zabezpieczenia),
• zawieranie transakcji na nierynkowych zasadach.

Błędy w zakresie cen transferowych mogą spowodować konieczność dokonania korekt w zakresie podatków dochodowych, a także wiązać się z koniecznością uiszczenia dodatkowego zobowiązania (od 10% do 30%).

Jeżeli wolisz posłuchać o TOP 12 ryzyk i błędów podatkowych, zapraszam Cię do zpoznania się z poniższym materiałem wideo!